Điều khoản sử dụng

Điều 1. Phạm vi và chấp nhận

Điều khoản này áp dụng cho mọi người sử dụng Dịch vụ Trợ lý Lexia do Công ty Cổ phần Công nghệ Lexia (“Bên cung cấp”) cung cấp, gồm người dùng có tài khoản do tổ chức khách hàng cấp và tổ chức đang dùng thử. Bạn chấp nhận Điều khoản khi đăng nhập lần đầu hoặc khi tích chọn đồng ý trên giao diện; việc chấp nhận bằng phương tiện điện tử có giá trị như văn bản theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Khi tổ chức của bạn đã ký hợp đồng dịch vụ với Bên cung cấp, hợp đồng và các phụ lục của hợp đồng được ưu tiên áp dụng nếu khác với Điều khoản này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

• a) Dịch vụ: phần mềm Trợ lý Lexia trên nền web và ứng dụng di động dạng web, gồm quản lý văn bản đến, văn bản nội bộ, hồ sơ, công việc, thời hạn, phê duyệt, tìm kiếm, Hỏi AI, xuất Excel.
• b) Khách hàng: doanh nghiệp, tổ chức sử dụng Dịch vụ, kể cả tổ chức dùng thử.
• c) Người dùng: cá nhân được Khách hàng cấp tài khoản. Quản trị viên: Người dùng có vai trò quản trị của Khách hàng.
• d) Nội dung khách hàng: văn bản, tệp, dữ liệu, ghi chú mà Khách hàng và Người dùng đưa vào Dịch vụ.
• đ) Kết quả AI: thông tin do Dịch vụ tự động tạo ra, gồm chữ đọc từ ảnh (OCR), phân loại, trường dữ liệu bóc tách, tóm tắt, gợi ý hồ sơ, gợi ý thời hạn theo luật, câu trả lời của Hỏi AI.
• e) Chế độ xử lý dữ liệu: lựa chọn của Quản trị viên về việc có gửi phần chữ của văn bản cho nhà cung cấp AI ở nước ngoài hay không (Cloud AI, Privacy, Local Only), mô tả tại Điều 5.

Điều 3. Tài khoản

• a) Tài khoản do Quản trị viên của Khách hàng tạo. Mật khẩu tạm phải được đổi ở lần đăng nhập đầu.
• b) Người dùng giữ bí mật mật khẩu, mã xác thực hai lớp và mã khôi phục; không chia sẻ tài khoản; bật xác thực hai lớp khi Khách hàng yêu cầu.
• c) Khi nghi ngờ tài khoản bị lộ, Người dùng báo ngay cho Quản trị viên. Quản trị viên khóa tài khoản của người đã nghỉ việc.
• d) Khách hàng chịu trách nhiệm về thao tác thực hiện qua tài khoản của Người dùng của mình, trừ khi do lỗi của Bên cung cấp.
• đ) Cấu hình do Quản trị viên đặt: Quản trị viên của Khách hàng quyết định vai trò, phòng ban, các đánh dấu Lãnh đạo, Văn thư, Xem văn bản mật, phạm vi người xem của văn bản, việc mở lượt hỗ trợ và việc khóa tài khoản. Bên cung cấp bảo đảm Dịch vụ thực thi đúng các cấu hình này. Khách hàng chịu trách nhiệm về hệ quả của việc cấu hình, kể cả khi người không có nhu cầu được cấp quyền xem văn bản, hoặc tài khoản của người đã nghỉ việc không được khóa.

Điều 4. Tính chất của Dịch vụ và Kết quả AI

• a) Dịch vụ là công cụ quản lý văn bản và thời hạn. Dịch vụ không phải dịch vụ tư vấn pháp lý và không thay thế luật sư hay bộ phận pháp chế.
• b) Kết quả AI là đề xuất. Kết quả AI có thể sai hoặc thiếu, nhất là với bản chụp mờ, chữ viết tay, văn bản có con dấu đè chữ. Người dùng phải đối chiếu với văn bản gốc trước khi xác nhận. Dữ liệu chỉ trở thành chính thức sau khi Người dùng xác nhận.
• c) Thời hạn: Dịch vụ tính ngày hạn bằng quy tắc lập sẵn theo Bộ luật Dân sự (không tính ngày bắt đầu, ngày cuối rơi vào ngày nghỉ thì chuyển sang ngày làm việc tiếp theo…) và theo lịch ngày nghỉ do Quản trị viên của Khách hàng nhập. Người dùng phải xác nhận riêng từng thời hạn và kiểm tra ngày nhận văn bản. Dịch vụ không tự đặt thời hạn pháp lý khi văn bản không ghi.
• d) Gợi ý thời hạn theo luật là tham khảo từ danh mục do Bên cung cấp biên soạn, có ghi căn cứ. Người dùng tự kiểm tra văn bản pháp luật đang có hiệu lực và hoàn cảnh cụ thể trước khi áp dụng.
• đ) Cảnh báo thời hạn trong ứng dụng là công cụ hỗ trợ, không thay thế việc theo dõi thời hạn của Khách hàng.
• e) Hỏi AI chỉ trả lời dựa trên tài liệu Người dùng được xem và luôn kèm trích dẫn nguồn; khi không tìm thấy nguồn phù hợp, Dịch vụ trả lời là không tìm thấy.
• g) Duyệt điện tử không phải chữ ký số: thao tác trình, duyệt, trả lại, từ chối và phiếu trình trong Dịch vụ là công cụ quy trình nội bộ, không phải chữ ký điện tử hay chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử. Khách hàng tự xác định giá trị của các thao tác này trong quy chế nội bộ; văn bản mà pháp luật yêu cầu chữ ký, con dấu thì Khách hàng ký, đóng dấu theo quy định.
• h) Tính xác thực của văn bản: Dịch vụ không kiểm tra văn bản được tải lên là thật hay giả, đầy đủ hay đã bị sửa đổi. Khách hàng chịu trách nhiệm về nguồn gốc, tính xác thực và tính đầy đủ của văn bản do mình đưa vào.
• i) Sổ và số văn bản: Dịch vụ cấp số liên tục theo cấu hình của Khách hàng. Khách hàng chịu trách nhiệm về tính đúng của các thông tin do mình khai (số đã dùng ngoài hệ thống, số bỏ trống, lấp số, nhảy số, chèn số, văn bản lưu trữ) và về sự phù hợp của mẫu số, dãy số với quy chế văn thư của mình.

Điều 5. Xử lý bằng AI và việc gửi dữ liệu ra nước ngoài

Văn bản được lưu và đọc chữ (OCR) trên máy chủ đặt tại Việt Nam. Việc phân loại, bóc trường, tóm tắt, Hỏi AI có thể dùng mô hình ngôn ngữ của nhà cung cấp ở nước ngoài, theo Chế độ xử lý dữ liệu do Quản trị viên chọn:

Cảnh báo: thông tin đưa vào Dịch vụ có thể được AI ở nước ngoài đọc và xử lý theo Chế độ xử lý dữ liệu của tổ chức, trừ văn bản được đánh dấu Mật và trừ chế độ Local Only. Việc che thông tin được thực hiện tự động và có thể bỏ sót, nhất là khi bản chụp kém chất lượng. Nếu không muốn bất kỳ phần nào của một văn bản rời Việt Nam, hãy đánh dấu văn bản đó là Mật hoặc dùng chế độ Local Only.

Bên cung cấp không dùng Nội dung khách hàng để huấn luyện mô hình AI và chỉ sử dụng nhà cung cấp AI có cam kết không dùng dữ liệu được gửi để huấn luyện.

Trách nhiệm của Khách hàng khi chọn chế độ và phân loại văn bản. Khách hàng tự quyết định Chế độ xử lý dữ liệu, văn bản nào được đưa vào Dịch vụ và văn bản nào cần đánh dấu Mật. Khi Khách hàng chọn chế độ có xử lý bằng AI hoặc có gửi dữ liệu ra nước ngoài (Privacy, Cloud AI) mà vẫn đưa vào Dịch vụ tài liệu nội bộ cần giữ kín, tài liệu mật của doanh nghiệp, hoặc tài liệu Khách hàng không muốn rời Việt Nam, mà không đánh dấu Mật, thì việc phần chữ của tài liệu đó (và tệp gốc trong trường hợp Cloud AI) được AI xử lý và gửi ra nước ngoài theo chế độ đã chọn là theo lựa chọn của Khách hàng. Khách hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc này, kể cả đối với chủ thể dữ liệu, đối tác và cơ quan nhà nước có thẩm quyền, và tự chịu các thiệt hại phát sinh từ việc này.

Quy định tại đoạn trên không miễn trách nhiệm của Bên cung cấp khi Bên cung cấp xử lý không đúng Chế độ xử lý dữ liệu Khách hàng đã chọn, gửi ra nước ngoài văn bản đã được đánh dấu Mật hoặc nội dung của tổ chức đang ở chế độ Local Only, hoặc để xảy ra sự cố an ninh do lỗi của Bên cung cấp.

Điều 6. Bí mật nhà nước

Khách hàng và Người dùng không được tải lên Dịch vụ tài liệu mang dấu hoặc có nội dung bí mật nhà nước (Mật, Tối mật, Tuyệt mật) theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018, và tự chịu trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước khi sử dụng Dịch vụ.

Mức “Mật” trong Dịch vụ là mức bảo mật nội bộ của doanh nghiệp: văn bản Mật chỉ người được phân quyền xem được và không được gửi cho AI ở nước ngoài. Mức này không phải là chế độ quản lý bí mật nhà nước.

Khi phát hiện tài liệu có dấu hiệu chứa bí mật nhà nước, Bên cung cấp có quyền yêu cầu Khách hàng xóa, tạm khóa quyền truy cập tài liệu đó và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Điều 7. Hành vi bị cấm

• a) Tải lên nội dung vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người khác, hoặc chứa mã độc.
• b) Xử lý dữ liệu cá nhân trong văn bản khi không có cơ sở pháp lý.
• c) Truy cập trái phép tài khoản, dữ liệu của người khác hoặc của tổ chức khác; dò quét, tấn công, kiểm thử bảo mật khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên cung cấp.
• d) Dịch ngược, sao chép, khai thác Dịch vụ để làm sản phẩm cạnh tranh; dùng công cụ tự động để vượt giới hạn tần suất hay hạn mức của gói.
• đ) Chia sẻ, mua bán tài khoản; dùng một tài khoản cho nhiều người.
• e) Bán lại, cho thuê, hoặc cho tổ chức khác sử dụng Dịch vụ qua tài khoản hay tổ chức của mình khi chưa có thỏa thuận bằng văn bản với Bên cung cấp. Khách hàng tự chịu trách nhiệm với bên thứ ba về việc sử dụng đó.

Điều 8. Nội dung khách hàng

• a) Nội dung khách hàng thuộc quyền của Khách hàng. Bên cung cấp chỉ được xử lý Nội dung khách hàng để cung cấp, bảo trì, bảo vệ Dịch vụ và hỗ trợ Khách hàng, theo hợp đồng và Phụ lục xử lý dữ liệu.
• b) Khách hàng là bên quyết định mục đích và cách xử lý dữ liệu cá nhân trong Nội dung khách hàng, và bảo đảm có cơ sở pháp lý để đưa dữ liệu đó vào Dịch vụ.
• c) Văn bản đã vào sổ không bị xóa, chỉ được hủy và giữ số, để sổ văn bản không bị lỗ số; văn bản chưa vào sổ (tải nhầm, bản trùng) được xóa hẳn. Thông tin nhập sai được đính chính, giá trị cũ được lưu lại.
• d) Dữ liệu đã đưa ra khỏi Dịch vụ: tệp tải về, file Excel, phiếu trình PDF, gói xuất dữ liệu, lịch đã đồng bộ sang ứng dụng lịch khác do Khách hàng tự bảo vệ kể từ khi rời Dịch vụ. Bên cung cấp không kiểm soát và không chịu trách nhiệm về các bản sao này.
• đ) Lưu trữ hồ sơ: Dịch vụ không thay thế nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Khách hàng theo pháp luật về lưu trữ, kế toán và pháp luật chuyên ngành. Khách hàng tự giữ bản gốc văn bản giấy và văn bản điện tử theo quy định.
• e) Thao tác xóa: xóa văn bản chưa vào sổ, xóa dữ liệu mẫu và yêu cầu xóa sớm dữ liệu đều có bước xác nhận. Bên cung cấp không có nghĩa vụ khôi phục dữ liệu đã bị xóa theo thao tác hoặc yêu cầu của Khách hàng.

Điều 9. Quyền sở hữu trí tuệ

Dịch vụ, mã nguồn, giao diện, thương hiệu, tài liệu hướng dẫn, danh mục thời hạn theo luật và các mẫu do Bên cung cấp xây dựng thuộc quyền của Bên cung cấp. Khách hàng được quyền sử dụng trong thời hạn hợp đồng hoặc dùng thử, không được chuyển giao cho bên khác. Góp ý của Khách hàng có thể được Bên cung cấp dùng để cải tiến Dịch vụ mà không phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Điều 10. Gói dịch vụ, hạn mức và dùng thử

• a) Mỗi gói có hạn mức về tài khoản, số văn bản AI đọc, số câu hỏi AI, dung lượng lưu trữ. Một văn bản tính tối đa 5 trang; văn bản dài hơn được tính theo số trang gửi cho AI.
• b) Hết hạn mức AI trong tháng: văn bản vẫn được tải lên, lưu và đọc chữ; phần bóc trường chuyển sang quy tắc tại Việt Nam hoặc nhập tay cho tới khi mua thêm hoặc sang tháng mới.
• c) Gói hết hạn mà chưa gia hạn: 7 ngày tiếp theo vẫn dùng bình thường; sau đó tổ chức chuyển sang chế độ chỉ xem (xem, tìm, tải, xuất dữ liệu đã có). Dữ liệu đã có không bao giờ bị khóa trong thời hạn lưu.
• d) Dùng thử: 14 ngày, không mất phí, đứng tên doanh nghiệp; người khởi tạo xác nhận được doanh nghiệp cho phép dùng văn bản của doanh nghiệp để dùng thử trước khi tải văn bản thật đầu tiên. Trong thời gian dùng thử chỉ dùng chế độ Privacy hoặc Local Only, không có thời gian ân hạn. Hết dùng thử mà doanh nghiệp chưa ký hợp đồng thì tổ chức chuyển sang chế độ chỉ xem và dữ liệu bị xóa sau 30 ngày. Văn bản mẫu có sẵn trong bản dùng thử là dữ liệu tự tạo.
• đ) Cam đoan của người khởi tạo bản dùng thử: người khởi tạo cam đoan được doanh nghiệp đứng tên cho phép đăng ký và dùng văn bản của doanh nghiệp để dùng thử. Nếu cam đoan không đúng, người khởi tạo và doanh nghiệp tự giải quyết trách nhiệm với nhau và với bên thứ ba; Bên cung cấp được chấm dứt bản dùng thử và xóa dữ liệu dùng thử khi doanh nghiệp đứng tên yêu cầu.

Điều 11. Hỗ trợ kỹ thuật và quyền truy cập của Bên cung cấp

Nhân viên của Bên cung cấp không xem Nội dung khách hàng theo mặc định. Khi cần hỗ trợ, Quản trị viên mở một lượt hỗ trợ có thời hạn (tối đa 72 giờ) và có thể thu hồi bất cứ lúc nào; trong lượt đó, người hỗ trợ chỉ xem, không sửa được dữ liệu, không xem được văn bản Mật, và mọi thao tác được ghi vào nhật ký của tổ chức. Ngoại lệ duy nhất là khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Tạm ngừng và chấm dứt

• a) Bên cung cấp có thể tạm khóa tài khoản hoặc tổ chức khi có vi phạm Điều 6, Điều 7, khi cần ngăn chặn sự cố an ninh, hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; Bên cung cấp thông báo lý do, trừ khi pháp luật không cho phép.
• b) Khi Khách hàng ngừng sử dụng Dịch vụ: từ ngày chấm dứt, tổ chức ở chế độ chỉ xem và có gói xuất dữ liệu (tệp gốc, sổ văn bản dạng Excel, dữ liệu có cấu trúc, nhật ký); sau 30 ngày dữ liệu bị xóa; bản sao lưu hết dữ liệu sau tối đa 30 ngày nữa. Chi tiết theo hợp đồng và Phụ lục xử lý dữ liệu.

Điều 13. Giới hạn trách nhiệm

Trong phạm vi pháp luật cho phép, Bên cung cấp không chịu trách nhiệm về thiệt hại phát sinh do Người dùng xác nhận Kết quả AI mà không đối chiếu với văn bản gốc, do Khách hàng nhập sai ngày nhận văn bản hay lịch ngày nghỉ, do lộ mật khẩu từ phía Người dùng, do Khách hàng đưa vào Dịch vụ tài liệu cần giữ kín mà không đánh dấu Mật trong khi chọn chế độ có gửi dữ liệu ra nước ngoài (Điều 5), hoặc do sự kiện bất khả kháng. Mức trách nhiệm tối đa và các trường hợp loại trừ khác theo hợp đồng ký với Khách hàng; với tổ chức dùng thử, Dịch vụ được cung cấp miễn phí theo hiện trạng.

Bồi hoàn: Khách hàng bồi hoàn cho Bên cung cấp các khoản tiền phạt, tiền bồi thường và chi phí hợp lý (kể cả chi phí luật sư) mà Bên cung cấp phải chịu do khiếu nại, yêu cầu của bên thứ ba hoặc của cơ quan nhà nước phát sinh từ việc Khách hàng hoặc Người dùng của Khách hàng vi phạm Điều khoản này, hợp đồng hoặc pháp luật. Bên cung cấp thông báo kịp thời cho Khách hàng và tạo điều kiện để Khách hàng tham gia giải quyết.

Các quy định về trách nhiệm của Khách hàng trong Điều khoản này không áp dụng đối với phần thiệt hại do lỗi của Bên cung cấp.

Điều 14. Sửa đổi Điều khoản

Bên cung cấp có thể sửa đổi Điều khoản này và thông báo trước ít nhất 15 ngày trong ứng dụng và trên website. Tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau ngày hiệu lực là chấp nhận Điều khoản mới.

Điều 15. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Tranh chấp được giải quyết theo hợp đồng giữa Bên cung cấp và Khách hàng; nếu không có hợp đồng, tranh chấp được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền nơi Bên cung cấp đặt trụ sở chính.

Điều 16. Liên hệ

Công ty Cổ phần Công nghệ Lexia

Địa chỉ: 6/143 Đông Các, phường Đống Đa, Hà Nội · Email: lienhe@lexiaassist.com